Microsoft SharePoint: más allá de la gestión documental | Smart Digt

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Microsoft SharePoint: más allá de la gestión documental

Nahitek Digital consultora tecnologica al servicio de la transformación digital de las empresas

En plena transformación digital, la plataforma Microsoft SharePoint ha conseguido instalarse como un instrumento esencial que, entre otras ventajas, aumenta la competitividad, mejora la productividad y reduce tiempo y costes en la empresa.

Concebida inicialmente como una tecnología de gestión documental, esta solución de negocio se ha convertido en una herramienta integral de trabajo que mejora y fomenta la colaboración entre los miembros del equipo.

¿Cómo identificar si realmente necesito usar Microsoft SharePoint?

  • Pérdida de tiempo para localizar información
  • El conocimiento se pierde disperso entre empleados y ex-empleados
  • Excesivo uso del correo electrónico
  • Falta de automatización de procesos de negocio
  • Dificultad para trabajar fácilmente desde cualquier lugar
  • Duplicidad de archivos y falta de control

Microsoft SharePoint se ha convertido en una solución especialmente diseñada para aumentar y mejorar la productividad en las empresas. Una de sus funcionalidades principales es que permite la creación de Intranets, Extranets y entornos colaborativos, lo que trae numerosas ventajas añadidas:

Herramientas colaborativas

Microsoft SharePoint proporciona una plataforma con una interfaz sencilla e intuitiva adaptable a todo tipo de dispositivos, especialmente a los móviles. Todo para que los equipos puedan colaborar de la forma más eficiente y efectiva, compartiendo documentos, tareas, calendarios, correos electrónicos y ficheros, tanto con integrantes de la propia empresa (miembros del equipo) como con personal de fuera (proveedores y subcontratados).

La creación de grupos de trabajo personalizados y edición de documentos entre varios usuarios mejora la comunicación interna de la empresa y facilita la participación. Su modo de uso offline permite a los miembros de la organización poder trabajar sin conexión a Internet.

Creación de portales

Microsoft SharePoint es una herramienta muy útil para la creación de portales, como el Portal del Empleado, en los que puede compartir información con otras personas. Gracias al control de acceso por usuarios, se puede personalizar el contenido que queremos que visualice cada miembro del equipo. Todo esto cumpliendo los requisitos de privacidad, confidencialidad y seguridad de la información.

Además, SharePoint ofrece un completo panel de estadísticas en el que se pueden visualizar datos importantes como los detalles de la creación y edición de cualquier archivo: fecha de creación, histórico de cambios, etc.

Sharepoint para gestion documental

Gestión de Contenido Empresarial

La Gestión de Contenido Empresarial (en inglés, ECM, Enterprise Content Management) es como se conoce a la manera de organizar y almacenar documentos de una organización. Es un término que abarca una visión 360 del negocio: métodos, estrategias y herramientas, entre las que se encuentra SharePoint.

Esta plataforma colaborativa de Microsoft, va más allá de la gestión documental, convirtiéndose en un gestor integral del negocio: crea e integra procesos y se encarga de la modernización y actualización de sistemas obsoletos.

Bussiness Inteligence

SharePoint es una herramienta que forma parte de la suite de soluciones de Microsoft Office 365 y se integra con todas las demás aplicaciones del paquete, entre ellas, Power BI.

El Business Intelligence (BI) o Inteligencia de Negocio es el uso de aplicaciones, infraestructura e información para mejorar y optimizar las decisiones y rendimiento de la empresa. Microsoft SharePoint proporciona pantallas de visualización para la creación y publicación de informes, análisis de datos y creación de cuadros de mando usando KPIs (indicadores clave de rendimiento).

Microsoft SharePoint ha evolucionado desde un simple gestor documental hasta una herramienta integral con la que puede tener una visión de todas las partes del negocio. Como Gold partner de Microsoft, en Nahitek Digital estamos especializados en la implantación de soluciones digitales, como SharePoint.

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