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Power Automate, automatización y productividad empresarial

Flujo en Power Automate

Dentro de la suite de productividad Microsoft 365, Power Automate se presenta como la herramienta para la completa automatización de procesos a partir de la generación de flujos de trabajo tanto en modo local como en la nube.

De esta forma, en su evolución desde Microsoft Flow, Microsoft Power Automate desarrolla o edita flujos de trabajo, ya sean en aplicaciones o en los distintos servicios implementados para la sincronización de documentos, ejecución y almacenamiento de datos o la recepción de notificaciones vía online o mediante los diferentes dispositivos móviles en los sitios creados.

Todo ello, con el objetivo de aumentar la productividad de las empresas disminuyendo el tiempo que dedican a tareas repetitivas y prolongadas.

Pero ¿qué es un flujo?

Hablar de flujos de trabajo en Power Automate es hablar de las diferentes reglas que se producen en la sincronización de las acciones ejecutadas por la misma o distintas herramientas.

Los flujos de trabajo creados mediante Power Automate son automatizados y escalables, y no requieren de programación. Esta herramienta se integra con aplicaciones de Office, pero también con otras de terceros (en total más de 200).

Al trabajar con flujos es importante tener en cuenta dos conceptos: el desencadenador y las acciones.

  • El desencadenador es el evento que da inicio al flujo (un email, un elemento en una lista de Sharepoint).
  • Por su parte, la acción es lo que ocurre cuando un desencadenador es invocado, como por ejemplo, escribir un mensaje en un grupo de teams, subir un archivo a OneDrive, o comenzar un proceso de aprobación. Cada flujo contiene una o más acciones.

Tipos de flujos de trabajo

Microsoft Power Automate permite generar cuatro tipos de flujos basados en el desencadenante que lo inicia: automatizado, instantáneo, programado y de proceso empresarial.

  • En el flujo automatizado es necesario elegir el evento que desencadenará automáticamente el mismo.
  • En el flujo instantáneo el desencadenante es manual. Conocido igualmente como “flujo de botón”, se puede iniciar través de un botón desde la aplicación móvil de Power Automate. Pueden introducirse distintos parámetros de entrada con un valor predefinido o dejar que sea el usuario quién introduzca el valor en el momento de ejecutar el flujo. Normalmente se utilizan estos flujos para ejecutar tareas repetitivas que permitirán ahorrar tiempo.
  • El flujo programado permite crear flujos que se ejecutan en una fecha en concreto, después de un tiempo prefijado o repetidos en el tiempo.
  • Finalmente, el flujo de proceso empresarial permite crear otros más complejos basados en reglas de negocio y procesos definidos por la organización para guiar a los usuarios a lo largo de su trabajo y de esta manera obtener los resultados deseados. En este tipo de flujos se define un conjunto de etapas, que a su vez pueden tener uno o más pasos. Y a través de un indicador visual, van guiando al usuario, indicando la etapa y los pasos a seguir, a lo largo del proceso.

Microsoft Power Automate

Características añadidas de Power Automate

Dentro del amplio abanico de características que ofrece Power Automate a la hora de automatizar las tareas destacan, entre otras, las siguientes:

  • Elección de un servicio dentro de una gama de opciones.
  • Envío de un email de aceptación al agregar un nuevo campo dentro de una lista de SharePoint.
  • Acceso a la información detallada de cada flujo.
  • Almacenamiento de datos adjuntos de email de Microsoft 365 en OneDrive.
  • Registro de los formularios en Forms dentro de una lista de SharePoint.
  • Envío de un email al recibir alertas de datos en PowerBI.
  • Realización de análisis en tweets e incluir resultados en PowerBI.
  • Conectividad segura a los datos locales y a los servicios basados en la nube.
  • Elaboración de tareas en Planner cuando se realicen tareas en Outlook.
  • Creación de políticas integradas o personalizadas para la prevención en la pérdida de datos garantizando la seguridad de la información.

UI Flow

La automatización de Power Automate se completa con la función de automatización de procesos robóticos (RPA), conocida como UI Flow. Esta nueva funcionalidad Microsoft posibilita la creación de conectores entre las más de 300 aplicaciones para empresas de todo tipo de sectores con diferentes flujos de trabajo.

Las funciones RPA hacen posible la automatización de los procesos de la empresa a través de bots. Se trata de una solución end to end que abarca inteligencia artificial, API y UI.

En definitiva, Microsoft Power Automate facilita la automatización global de tareas parar una mayor productividad. En ese avance en la gestión, contar con un partner tecnológico se convierte en un aspecto fundamental de cara a la implantación de la herramienta.

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