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Microsoft Sharepoint, hacia un entorno colaborativo inteligente

Sharepoint

Marca sharepointMicrosoft SharePoint se ha convertido en la principal opción para que pequeñas y medianas empresas doten de un entorno de colaboración a sus empleados en el que almacenar, organizar y compartir información con el resto de la organización.

Basada en un sistema de administración de contenido, Sharepoint es la herramienta perfecta para construir la intranet de la empresa. Sharepoint ofrece desde un entorno centralizado para compartir la documentación de forma inteligente hasta aplicaciones personalizadas para cada uno de los departamentos, donde además se pueden desplegar diferentes módulos que permitan mejorar los procesos internos de la organización.

Otras ventajas añadidas de esta herramienta son:

  • Interfaz sencilla, intuitiva y adaptable a todo tipo de dispositivos.
  • Control, mediante permisos, de la información que puede visualizar cada uno de los empleados. Este nivel de permisos se puede aplicar tanto a nivel de sitio, como de aplicación o incluso a un elemento concreto.
  • Creación de sitios de grupos. SharePoint permite crear sitios de grupo para cada uno de los departamentos de la empresa, o bien, en caso de que esto sea necesario y la envergadura del proyecto lo requiera, crear un sitio de grupo para cada uno de los proyectos que se realicen en la empresa.
  • Creación de grupos de trabajo personalizados y edición de documentos entre varios usuarios de forma simultánea. Además, los usuarios pueden acceder a su historial de versiones y de esta forma corregir errores en el documento, controlar las modificaciones que se han hecho y, en caso de que fuera necesario, restaurar una versión anterior.
  • Modo offline, por lo que se puede seguir trabajando con los documentos, aunque no se teng conexión a Internet.
  • Recepción de alertas cada vez que se produce una modificación o se crea un nuevo elemento en una lista o biblioteca de documentos. Se puede indicar si se quieren recibir alertas de forma inmediata, o bien recibir un resumen diario o semanal.

Sharepoint permite aumentar la colaboración entre los diferentes miembros de la organización, de ahí que se integre por completo con otras herramientas y aplicaciones de Office 365.

Creación de portales: Portal del Empleado

Microsoft SharePoint es una herramienta muy útil para la creación de portales, como el Portal del Empleado, en los que puede compartir información con otras personas. Gracias al control de acceso por usuarios, se puede personalizar el contenido a visualizar por cada miembro del equipo.

El Portal del Empleado permite al departamento de RRHH y empleados gestionar información, tareas y procesos de Recursos Humanos. Por ejemplo:

  • Los empleados pueden solicitar una ausencia, unas vacaciones, un anticipo o incluso realizar un examen de formación, etc.
  • RRHH puede publicar documentos que puedan ser consultados, dentro y fuera de la empresa, o que obligatoriamente deben ser firmados por algunos empleados.
  • RRHH dispone de procesos automatizados para que los documentos que sean personales del empleado, tipo Nóminas o certificado IRPF estén disponibles de forma fácil y sencilla.

La evolución de SharePoint de gestor documental a solución integral con la que puede tener una visión de todas las partes del negocio es evidente. Como Gold partner de Microsoft, en Nahitek Digital estamos especializados en su implantación.

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