Microsoft SharePoint: gestión documental en la empresa | Nahitek Digital

Blog

Microsoft SharePoint: gestión documental de la empresa

Sharepoint para gestion documental

El uso de Internet en un entorno laboral cambió la forma de trabajar, sobre todo para aquellas empresas que mueven mucha información. La popularización del uso de la nube ha hecho que empresas pioneras en herramientas y softwares de gestión documental, como Microsoft, ofrezcan en sus paquetes de soluciones empresariales unas nuevas plataformas colaborativas en red.

Hablamos de SharePoint, una solución de negocio que funciona como una plataforma de colaboración entre empleados, de manera que se puedan comunicar y compartir todo tipo de datos de manera inmediata y segura.

Gestión documental: Microsoft SharePoint

SharePoint es una herramienta enfocada a mejorar la eficiencia y productividad de su personal de trabajo ya que permite la gestión documental, es decir, que se pueda administrar y compartir contenido, conocimiento y aplicaciones a través de cualquier dispositivo, incluso si no se dispone de conexión a Internet.

¿Cómo es posible? Gracias a sus dos modalidades de uso: SharePoint On Premise y SharePoint Online. Aunque ambas versiones son igual de sólidas como forma de trabajo colaborativo, tienen diferencias:

  • Actualizaciones: mientras que la versión online está siempre actualizada, ya que su mantenimiento depende de Microsoft, la versión de trabajo en local tendrá que ser renovada periódicamente. Esto significa que los gastos correrán a cargo de la empresa.
  • Rendimiento: con SharePoint On Premise, no tendrá problemas de sobrecarga cuando haya picos de actividad, ya que se puede controlar el número de accesos a la herramienta. Con la versión Online esto puede convertirse en un problema y ralentizar el sistema si no posee un servidor que sea capaz de soportar cargas de trabajo tan grandes.
  • Opciones de administración: con la modalidad Online puede ver sus opciones de administración algo más reducida, ya que las características del sistema las establece Microsoft, el proveedor. Por ejemplo, si quiere guardar en una carpeta mucha documentación, puede que tenga que crear varias para ello, ya que supere el límite fijado de capacidad máxima de archivos.
  • Integración con productos de Microsoft: las dos versiones de SharePoint son totalmente compatibles con otros productos de Microsoft, como Microsoft Azure. Sin embargo, mientras que en la versión Online puede ser más sencillo, ya que ese trabajo lo hace el propio proveedor, con la modalidad en local tendrá que hacer a través de instalaciones manuales, por lo que hay que contar con personal cualificado para evitar errores en los sistemas.

Sharepoint para gestion documental

Novedades de SharePoint

Nahitek Digital, consultor experto en soluciones digitales, pone toda su experiencia para crear plataformas colaborativas a través de la herramienta de gestión documental SharePoint de Microsoft.

Por un lado, desarrollamos Intranets, es decir, sitios webs para cada departamento o área, en los que los empleados puedan gestionar y compartir información de manera sencilla e intuitiva. Nos encargamos de que la interfaz sea un espacio en el que se sientan cómodos para trabajar en su día a día.

SharePointla plataforma colaborativa de Microsoft, permite crear sitios webs intuitivos para sus empleados dentro de su empresa.

Por otro, también conectamos la organización con otros usuarios externos, como proveedores y/o clientes. El personal cualificado de Nahitek Digital garantiza la creación de una Extranet con la máxima seguridad de la información que guarda, así como de los accesos a la misma, garantizando una colaboración fluida.

Entre las novedades que presentó Microsoft en su última actualización de SharePoint, las más destacadas de cara al usuario y que debes conocer son:

Diseño de páginas más modernas y adaptables

Dentro de los sitios web que se pueden crear en la Intranet de su empresa, Microsoft ha incluido nuevos diseños más intuitivos y modernos. Además, son páginas adaptadas a cualquier dispositivo móvil, por lo que puedes llevar todo tu trabajo en un mismo sitio, ideal para aquellos que realizan muchos viajes de negocio.

Inserción de Webparts

Un Webpart o elemento web, permite insertar todo tipo de contenido en las páginas, como documentos, imágenes e incluso vídeos. La nueva actualización permite que estos Webparts estén conectados entre ellos, lo que facilita que se pueda compartir cierta información de un documento sin necesidad de enviarlo al completo.

Sharepoint para gestion documental

Audiencia personalizada

Ahora puede segmentar el tipo de contenido que visualiza según preferencias. Esto evita tener que crear diferentes páginas de sitio para cada usuario o grupo de usuario, lo que evita una sobrecarga de la herramienta. Gracias a la sección de audiencia, el empleado tendrá una experiencia de uso personalizada.

Visualización de los menús

Si su empresa posee numerosos departamentos, ahora podrá configurar dentro de su web en la Intranet, diferentes pestañas con desplegables intuitivos y jerárquicos. Esto agiliza el contacto con otras áreas del negocio, así como unifica toda la información en una misma ventana.

Esta son algunas de las novedades más destacadas de la última actualización de SharePoint. Si quiere empezar a mejorar la eficiencia y productividad de los empleados, no dude en contactar con nosotros, le asesoraremos y acompañaremos durante todo el proceso.

El equipo de Nahitek Digital, como Partner de Microsoft, es garantía de éxito en la implementación de SharePoint en su empresa.