"Power BI es una herramienta que facilita la obtención de información útil para tomar decisiones"

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«Power BI es una herramienta que facilita la obtención de información útil para tomar decisiones»

Herramientas de negocio de analítica avanzada como Microsoft Power BI permite a la empresa disponer de datos actualizados en tiempo real para tomar decisiones en base a un horizonte de datos contrastados. Es más, esta herramienta de Business Intelligence es capaz de acelerar el proceso de negocio de cualquier empresa en tiempo récord gracias a la Inteligencia Artificial.

En el mes de mayo, Nahitek Digital (consultora tecnológica del Grupo Amatech) llevó a cabo un webinar sobre Analítica Financiera con Power BI de la mano de Alberto Sanjuan Escudé. Tras la gran acogida que tuvo dicho webinar, nos hemos reunido con él para trasladarle algunas cuestiones que no se pudieron abordar en dicha sesión.

Lo importante es el modelo de datos

Alberto SanJuan Escudé. Nahitek Digital
Alberto SanJuan Escudé. Nahitek Digital

Pregunta (P): ¿Cómo se pueden enriquecer los modelos de datos con Power BI?

Respuesta (R): De muchas formas. La que me parece más interesante de todas es añadiendo inteligencia de tiempo. Esta expresión básicamente consiste en aplicar fórmulas analíticas en el modelo de forma que podamos hacer comparativas en el tiempo. Por ejemplo: calculando el importe de ventas del año pasado y elaborando una fórmula que te calcule la desviación positiva o negativa respecto al valor actual. Esa fórmula se mostraría calculada a todos los niveles de tu modelo. Esta es una gran diferencia respecto a lo que conocemos en una hoja de cálculo tradicional. Mientras que en un Excel la fórmula se aplica en una única celda, en Power BI se aplica en todo el modelo, independientemente de los datos que estés filtrando. Y esto es sólo un ejemplo. Cualquier fórmula analítica como, por ejemplo, calcular el porcentaje que ocupa un elemento de un total que se defina, sea cual sea la agrupación de datos que estés mostrando, podría ser otro ejemplo.

P: ¿De qué manera puedo crear cuadros de mando visuales y que sean prácticos?

R: Un cuadro de mando resulta práctico cuando te permite realizar muchos análisis sin tener que cambiar el modelo que hay debajo, y para esto el modelo tiene que estar bien definido. Es por este motivo que siempre ando repitiendo la frase “lo importante es el modelo”. Si trabajas bien tu modelo en Power BI de forma que se adapte a lo que conocemos como un “modelo en estrella”, tienes muchísimas ventajas.  La primera es que conceptualmente sabrás inmediatamente dónde encontrar los datos.

Modelado de datos. Power BI

Ocurre muchas veces que un problema sencillo se traduce en uno muy complejo por el hecho de no haberlo modelado bien, y eso termina traduciéndose en que una misma entidad, llámese ventas, termina repetida diez veces en el modelo porque cada repetición representa datos de un año distinto. Si lo piensas bien es un poco absurdo, pero lo hemos visto por ahí más de una vez.

La segunda ventaja es que un modelo en estrella simplifica enormemente las expresiones a usar en nuestras fórmulas de cálculos analíticos.

Otra forma de hacer que nuestro cuadro de mandos sea práctico es, y cuidado con lo que voy a decir: no tratar de hacer que Power BI sea una cosa distinta a lo que es Power BI. ¿Qué quiero decir con esto? A ver, Power BI tiene elementos que facilitan la navegación entre las pestañas de los informes, marcadores que nos permiten tener unos valores de filtros predefinidos y que permiten ocultar o mostrar ciertos elementos en pantalla del informe. Muchos usuarios ven esto como la posibilidad de implementar una “aplicación” con lógica a modo de botones de forma que si pincho en este botón, me hace X, y de lo contrario hace Y, y calcula los totales de otra forma, y… etcétera. Cuando intentamos añadir lógica de aplicación en un informe o en un cuadro de mandos, la cosa se desmadra. Al final tenemos un informe que es dificilísimo de mantener o cambiar.

Lo mejor es tener claro que Power BI es una herramienta que nos tiene que facilitar la obtención de información útil para tomar decisiones. No es una aplicación de portal, o una Power App. Es un lugar para entender bien nuestros datos y que nos aporten luz a las decisiones que tenemos que tomar.

Y respecto al aspecto visual o estético, sencillamente intentaría no cargar de imágenes o visualizaciones una misma página de informe. Piensa primero para qué sirve tu informe y añade aquí lo justo y necesario que aporte más información. Siempre puedes hacer drill-down o un informe de detalle al que puedes navegar a golpe de ratón. Esto simplifica la visión global del problema.

P: ¿Hasta qué punto es capaz de mostrar la evolución real de mi empresa?

R: Voy a repetir mi mantra: “lo importante es el modelo”. Los límites están en tu imaginación. Siempre puedes elaborar un modelo que sea capaz de dar la respuesta al análisis que necesitas. A veces incluso puedes necesitar elaborar más de un modelo, pero eso no quita que puedas visualizar los gráficos de distintos modelos en un mismo panel. Siempre va a ser posible.

Pero esto hay que matizarlo, para poder hacer esto que digo, nuestros modelos tienen que estar bien definidos. Tienes que trabajar bien la definición de tu modelo, para después, trabajar la ingesta de datos con Power Query.

P: ¿Cómo puedo gestionar licencias?

R: Hay muchos caminos para adquirirlas, a través de partners como nosotros, u obteniendo un acuerdo directo con Microsoft. Pero eso es para comprarlas. Una vez que las tienes, debes asociarlas a los usuarios como cualquier otra licencia de Microsoft 365 (un plan E1 o similar). Es el mismo tipo de proceso.

P: ¿Qué ventajas incluye Power BI para versión mobile?

R: ¡Las ventajas son evidentes e inmediatas! En los viejos tiempos, para hacer que los usuarios finales tuvieran la información en dispositivos móviles teníamos que hacer un desarrollo casi desde cero en toda la capa de presentación. Cuando digo viejos tiempos no me voy tan lejos, lo que pasa es que 5 o 10 años hoy en día son una eternidad.

Microsoft Power BI para Android

Con Power BI Mobile te aseguras que sin hacer ningún cambio, tienes exactamente los mismos informes, gráficos, filtros y el 100% de la funcionalidad que tienes en el cliente web, pero en tu bolsillo o tu Tablet. Esto es directamente impresionante.  Pero, además, puedes hacer que tus informes y visualizaciones se adapten a tamaños de pantalla más pequeños sencillamente reordenando los elementos que se muestran, o quitando elementos superfluos (logotipos o aquellos mapas gigantes que en el escritorio son espectaculares, pero en tu móvil tan sólo provocan que estés haciendo scroll un rato). Desde el punto de vista de ejecución de proyecto abarata muchos costes, y desde el punto de vista del usuario es el requisito más deseado. Acceder a la información de análisis en cualquier momento o lugar.

P: ¿Necesito conocimientos de programación?

RNo necesariamente…Aunque sí es recomendable entender que estamos trabajando con datos, y también entender en qué consiste un algoritmo. A ver, esto es una palabra muy antigua, pero lo que quiero decir es que (sobre todo en Power Query) tienes que tener claro que al transformar datos estás definiendo un algoritmo sin darte cuenta.  Debes tener claro que las transformaciones se van a ir aplicando una después de la otra, y que después de cada transformación tus datos se van a encontrar en un estado distinto. Esa es la definición de algoritmo.

Por otro lado, hay que tener claro el concepto de tipo de datos. No es lo mismo tratar con tipos de datos de tipo fecha, que con números enteros, o decimales, o sencillamente textos. En cada columna con un tipo de dato definido se pueden hacer unas cosas y con otros no.

Y por último hay que entender el concepto de “relación” de los datos y cómo usar las relaciones y por qué son necesarios campos que identifiquen los registros.

P: ¿Qué nos permite Power BI Dataflows para la organización?

R: Esto es algo muy concreto, y además, bastante nuevo. Un Dataflow de Power BI es como un trabajo de Power Query que desarrollas y almacenas en la nube, en tu espacio de Power BI, y que luego puedes reutilizar en tus modelos. Un ejemplo: imagina que quieres desarrollar un modelo con unos informes donde muestras ventas por productos y geografía. También quieres desarrollar otro modelo donde muestras compras por productos. Ambos modelos comparten los productos como entidad que quieres cargar en el modelo. Aquí tienes dos opciones: o desarrollas el Power Query y las mismas transformaciones en ambos modelos, o bien, creas un Dataflow con la carga de los productos con todas sus transformaciones una única vez. Luego, desde tu Power Desktop puedes nutrirte de ese dataflow y usarlo como parte de tu carga de datos sin tener que repetir todo el trabajo.

Microsoft Power BI. Skateboard Store

Además, si pones esos dataflows a disposición de la organización, te puedes asegurar que todos los analistas de datos pueden partir de esos dataflows actualizados con los mismos datos y estructura, de forma que todo el mundo hace un análisis más homogéneo de los datos. Esto no sustituye a lo que es un datawarehouse clásico, que es lo que se podría pensar, es una forma de ahorrar tiempo de cara a la construcción de múltiples modelos dentro de tu organización.

P: En mi empresa ya trabajamos con Power BI pero desconozco si los datos son seguros y si cumplen la normativa GPDR. ¿Cómo podemos aplicar la figura de Data Governance en Power BI?

R:  En principio, Power BI cumple con la normativa GDPR del siguiente modo: los datos son de los usuarios, y para ser accedidos por otros usuarios deben ser explícitamente compartidos, de lo contrario son inaccesibles. Por otro lado, las comunicaciones desde y hacia Power BI, tanto en consulta como en la carga e ingesta de datos, están protegidas mediante autenticación con Azure Active Directory como por cifrado de datos por estándares (https y certificados, por ejemplo).

P: Para ti, ¿cuál es el principal valor de Power BI para la organización?

R: ¿En una sola frase? Mejora la toma de decisiones estratégicas y operativas de la empresa, y su facilidad de implantación. Suena a tópico, lo sé… pero es la realidad. Bueno, y el rendimiento, no nos olvidemos del rendimiento de las consultas.