Microsoft Power BI, herramienta perfecta para la analítica financiera

Blog

“Power BI supone una evolución frente a los datos estáticos del ERP tradicional y Excel”

Nahitek Digital. Microsoft Power BI CFO

Y, “¿Cuál es la situación actual de mi empresa?”. Con esta pregunta arrancaba el webinar “Power BI: analítica financiera al servicio de la organización” que ha impartido recientemente Nahitek Digital con objeto de resolver la problemática diaria a la que se enfrentan los directores financieros de cualquier empresa.

Alberto Sanjuan Escudé, experto en Business Intelligence, ha sido el responsable de conducir el evento online que pretendía arrojar luz sobre el entramado de la analítica financiera y económica de las organizaciones y cómo la herramienta Microsoft Power BI es la aliada perfecta para los CFO.

Datos, informes…¿Qué hacer con ellos?

El departamento financiero así como otros departamentos de la empresa deben enfrentarse diariamente a una cantidad abrumadora de datos que les ofrece su ERP para saber en todo momento cuál es la salud de su organización. Sin embargo, el ERP presenta unos informes muy estáticos y resulta difícil responder a nuestra primera pregunta ya que no podemos “jugar” con dichos datos. Es entonces cuando llega el momento de analizar los datos que proceden de información histórica. Surgen las curvas de escala logarítmicas, las fórmulas infinitas de Excel…»Las tecnologías de hoy en día son magníficas y nos permiten hacer grandes cosas, pero cuando empezamos a trabajar la realidad nos golpea en la cara”, argumentaba el ponente.

Pero, ¿por qué? La respuesta a esta pregunta es bien sencilla: “Somos humanos y no tenemos los conocimientos técnicos necesarios para abarcar tantos datos”, explicaba Alberto Sanjuan.

Lo que antes Excel nos ayudaba a resolver una pequeña parte de nuestra tarea (tras horas y horas de trabajo) ahora no resulta suficiente porque no podemos analizar la tendencia, no tenemos la visión de un KPI, entre otros indicadores. No deja de ser un trabajo mecanizado pero insuficiente que se traduce en generación de distintas versiones de informes modificados por los distintos miembros de la organización. En suma, todos tienen distintas copias con datos diferentes de la misma información económica y financiera pero no hay datos únicos que den respuesta a nuestro quebradero de cabeza.

Solución: Business Intelligence (Microsoft Power BI)

Los problemas que tiene el departamento financiero son comunes al resto de departamentos. Tanto logística, comercial como ventas se enfrentan a menudo a los mismos interrogantes. Aunque existan ciertos indicadores clave luego tenemos que explotarlos, hacer exportaciones de datos, extraer la información de nuestros sistemas de origen y, como hemos dicho, tanto nuestro cerebro como nuestro sistema entran en crisis con tanta información.

Por ello, Alberto Sanjuan recomendó a los asistentes la creación de los informes en Power BI: “Análisis económico: Informe de pérdidas y ganancias” y “Análisis financieros: Balances y ratios financieros”. Y, es que, como él comentaba “no es lo mismo trabajar con los datos que analizar los datos”.

Microsoft Power BI - CFO

Sabemos que tenemos datos y ahora surge el momento de qué hacer con estos. Aquí es donde cobra un papel crucial el modelado de datos con el cual la interpretación de la información se hace más llevadera. En este sentido, y gracias a la experiencia de Nahitek Digital podemos usar Microsoft Power BI como una herramienta que cubre varias demandas: nos debe servir para analizar los datos en su conjunto de múltiples empresas, con distintas divisas… Nos encontramos ante un modelo estándar que es adoptable y adaptable para cualquier empresa, un modelo flexible para poder definir los distintos epígrafes que unifiquen datos así como los nuevos indicadores.

La solución a la telaraña de datos reside en las múltiples funcionalidades de Power BI, elaborando un modelo analítico perfectamente configurable en la nube para no tener que invertir en infraestructuras y poder obtener informes con zonas de filtro, conclusiones, análisis…

Análisis desde el punto de vista económico

Con Microsoft Power BI podemos elaborar un “Informe de pérdidas y ganancias” con varias pestañas según nuestras necesidades donde reflejar el nombre de los indicadores a partir de movimientos reales de nuestra contabilidad. Obtenemos también información de los diferentes meses del año para el cierre del año y tenemos una mayor visión de negocio para ver qué teníamos acumulado, qué teníamos desviado y, más importante aún, hasta dónde podemos llegar.

Análisis desde el punto de vista financiero

Desde el punto de vista financiero es importante hacer un balance con activos y pasivos que cuadre con los saldos. Para dicha consolidación es preciso tener en cuenta la homogeneización (por ejemplo: de divisas), agregación de varias formas (global, parcial, ajuste sin tener que añadir la información de todo el balance, eliminación o ajuste).

Mediante este informe conseguimos un análisis de los saldos filtrando por empresas, saldos por ajustes, balances de las empresas…En resumen, toda la información que sale de los movimientos contables desde su origen (lo que de verdad esperamos de fondo).

Y si queremos obtener respuestas a preguntas del tipo “¿Tendré liquidez?”, “¿Seré capaz de repartir dividendos”? podemos elaborar el informe “Ratios financieros” donde veremos la distribución del balance (patrimonio neto y pasivo), analizar la información de diferentes meses y descubrir qué determinado activo ha incrementado y ver las tendencias de dicha información.

La importancia del modelado de datos

Llegados a este punto, lo interesante para nuestros CFO es el modelado de datos. Para ello, nuestro ERP (antes Navision y ahora Business Central) nos ayuda a exportar los movimientos contables haciendo replica de datos y guardándolos en un modelo de datos con distintos indicadores (participación de empresas, estructuras, balances…). Esta información combinada es que la mandamos a nuestro modelo analítico con fórmulas de ratios y es la que nos permite obtener dichos informes.

Una vez más, Power BI, con servicio en la nube, nos permite analizar los datos desde distintas fuentes, crear informes, paneles…Con esta herramienta consultamos, modelamos, visualizamos, publicamos y compartimos datos conectados desde distintas fuentes de datos haciendo que mejore nuestra toma de decisiones y teniendo un mayor control de dichos datos.

El webinar ha concluido abriendo el turno de preguntas relacionadas con el licenciamiento o el soporte.

Como Gold Partner de Microsoft ostentamos la máxima distinción y esto nos permite convertirnos en el aliado perfecto para la implantación y desarrollo de esta solución en su empresa.