“El contexto está cambiando porque necesitamos más colaboración”

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“El contexto está cambiando porque necesitamos más colaboración”

Microsoft 365 colaboracion

Lo afirmamos, el contexto ha cambiado, está cambiando y seguirá cambiando. Así comenzaba la última presentación impartida por Nahitek Digital de la mano José Carlos Sánchez Romero, Project Manager PMO PRINCE2®.

Los trabajos ya no son individuales y se exige, por productividad y rendimiento, la colaboración de todo el equipo, tanto a nivel interno como externo en esta “nueva normalidad” en la que nos encontramos. No es novedad que muchas empresas tengan sedes en distintas franjas horarias distintas y esto hace que el día a día del trabajador se complique. Tampoco hablemos de la llamada brecha digital cada vez más acuciada en la empresas entre aquellos que han nacido con un smartphone bajo el brazo y se incorporan al mundo laboral y aquellos que siguen guardando todos sus documentos y carpetas en el escritorio de su PC. La “diversidad laboral” que comentaba Sánchez se hace cada vez más palpable en las nuevas organizaciones y esto provoca, a su vez, otro problema encabezado por el binomio compromiso / no-compromiso. “Por un lado la plantilla con herramientas digitales se compromete hasta un 70% más con su organización. Por otro lado, las plantillas donde las tics o las distintas herramientas digitales no estás implantadas, el grado de compromiso es inferior. Ni llega al 15%”, explicaba José Carlos Sánchez Romero.

Compromiso digital = beneficios

Como consultora digital debemos aconsejar el uso de ciertas herramientas digitales que ayudan al compromiso con las organizaciones y fomenten la colaboración amén de los resultados positivos a final de mes. Este afán por difundir tecnologías no es empeño nuestro sino que a diario y desde hace 20 años llevamos trabajando con clientes donde vemos el cambio del 1.0 al 2.0 y hoy día ya podemos hablar del 5.0. Igualmente, en Nahitek Digital ilustramos con el ejemplo y en nuestro día a día usamos herramientas como Microsoft Dynamics 365 o Microsoft 365, entre otras.

El hecho de impartir dicho webinar venía promovido por los problemas que ha provocado el Covid-19: “Esta pandemia ha provocado que la mayoría de los escenarios donde trabajamos se vean comprometidos. Nos hemos encontrado en situaciones en las que las empresas han recurrido a dichas herramientas de un día para otro”, argumentaba Sánchez.

“De golpe y porrazo” y de “la noche a la mañana” nos veíamos obligados a usar herramientas digitales colaborativas en pro de nuestra organización ante la avalancha de dudas e interrogantes que se planteaban nuestros propios clientes en sus organizaciones:

  • ¿Cómo accedemos a la información desde diferentes ubicaciones?
  • ¿Qué hago con el papel?
  • ¿Puedo gestionar determinados procesos?
  • ¿Cómo automatizo determinados procesos que antes los hacía de manera manual?

Las herramientas no corporativas provocan fugas de información

Son muchas las empresas que se enfrentan en su día a día a pérdidas de información debido a que usan herramientas no corporativas tipo Whatsapp. Por muy útil y práctica que ésta sea, no podemos o no debemos usarla en nuestro ámbito laboral porque ponemos nuestra información en manos de terceros sin contar que no sabemos si estamos autorizados o no a difundir dicha información.

Al igual que este sistema de mensajería instantáneo tenemos herramientas muy costosas de las que dependemos para trabajar y cada cierto tiempo nos obligan a recurrir a la versión Premium. Por supuesto, el depender de diferentes herramientas nos lleva a un mayor problema: “no existe la integración en nuestra organización y todo se vuelve caos a nivel informativo”, comentaba Sánchez.

Cambio de mentalidad: Microsoft 365

Para poder evolucionar y poder contar con una buena cuenta de resultados es fundamental que haya un cambio tanto por partes de las personas de la organización como de los equipos porque estamos asistiendo a una nueva cultura, unas nuevas circunstancias y Microsoft nos brinda su portfolio de soluciones para no tener que frenar nuestra producción en esta situación.

De igual forma, necesitamos negocios cada vez más inteligentes que sean capaces de automatizar tareas y cuenten con una información segura y blindada.

Microsoft 365 colaboracion equipos

Para ello, Microsoft 365 se postula como la mejor herramienta para aumentar la productividad gracias a las diferentes aplicaciones con las que cuenta que permiten ser usadas desde cualquier parte y desde cualquier dispositivo. “Microsoft 365 permite la colaboración interna y externa”, explicaba Sánchez.

Y, es que, ya no hablamos de Microsoft Office. Vamos mucho más allá del Excel y del Word. Contamos con más de 25 aplicaciones y servicios que nos permiten trabajar en diferentes escenarios de nuestro día a día. Desde videollamadas y chats con Microsoft Teams hasta gestión de contenidos con Sharepoint. Y, por supuesto, si queremos podemos analizar nuestros datos con Power BI, My Analytics en una plataforma que se caracteriza por su seguridad avanzada y cumplimiento normativo legal.

Aplicaciones para hacer frente al Covid-19

Herramientas de gestión documental como Sharepoint o de comunicación colaborativa como Microsoft Teams nos están permitiendo seguir trabajando al tiempo que evitamos estar en contacto físico con el resto de la organización  (evitando poner en riesgo nuestra salud). Son muchas las empresas que trabajan con un documento que circula de un correo electrónico a otro con múltiples versiones. Con Teams, “todos podemos trabajar con el mismo documento y editando el mismo documento a la misma vez”, comentaba Sánchez.

Demo Portal del Empleado Amatech Group

En estas circunstancias podemos crear un portal para todos nuestros empleados donde les mostramos información actualizada y automatizada sobre el Covid-19. De esta manera, nos olvidamos de los e-mails que no son leídos, extraviados o finalmente se catalogan como Spam. Dicho portal nos permite identificar quién lo lee, quién no, el tiempo de lectura…Todo ello gracias a la parte de analítica empresarial con la que cuenta Microsoft 365.

Nahitek Digital, el aliado perfecto para afrontar el cambio tecnológico

Somos conscientes de que nos encontramos en una “nueva normalidad” difícil y complicada y por eso, desde Nahitek Digital, ayudamos a nuestros clientes a afrontar dichos cambios con el uso de herramientas digitales con base Microsoft 365 que nos permiten optimizar procesos de negocio, reducir costes y crear un entorno seguro y flexible al poder conectarnos en remoto con nuestro cliente en caso de que exista algún problema y necesite asistencia técnica.

El webinar ha concluido con una demo sobre el Portal de Empleado de Nahitek Digital donde integra las diferentes aplicaciones de Microsoft 365.