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Gestión de pagos y cobros eficiente en la empresa

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La gestión de pagos y cobros es básica en cualquier empresa. Así, un aspecto a tener en cuenta en la rentabilidad de la organización es que se encuentre al día en la administración del capital.

En la gestión de cobros, es fundamental controlar y planificar los pagos que tenemos pendientes de nuestros clientes. Para esto, es necesario realizar las facturas correspondientes y llevar un seguimiento completo que garantiza el cobro en tiempo.

¿Qué entendemos por la gestión de pagos y cobros?

Por gestión de pagos y cobros entendemos la planificación que toda empresa u organización desarrolla en relación a las facturas que tiene con sus clientes y proveedores. En la gestión de cobros, la empresa gestiona y lleva una relación con el cliente en cuanto a los saldos con éste (ventas y prestación de servicios) y la realización de los pagos (contrapartida en las transacciones de dinero).

Por su parte, la gestión de pagos se refiere a la interacción con los servicios y transacciones con proveedores. Su relación es diferente a la de los clientes, con condiciones comerciales y económicas, por lo que, dependiendo de esas condiciones, cada proveedor tendrá un tratamiento diferenciado.

Aspectos a tener en cuenta en la gestión de pagos y cobros

De esta forma, la empresa tiene una serie de costes con sus proveedores y pagos que deben hacerle los clientes. La gestión de pagos y cobros se realiza mediante documentos de venta y de compra separando estos grupos. En los mismos, se deben diferenciar las facturas emitidas, y en los documentos de compra, las facturas recibidas.

Como se ha apuntado anteriormente, un buen control de los pagos y cobros evita problemas en tesorería. Al tener controlados los pagos a un proveedor, es importante tener liquidez para hacerlo, controlando las entradas que tengamos por parte de los clientes.

Business Central, hacia una gestión óptima

Para una gestión óptima y automatizada de los pagos y cobros, Business Central se convierte en el mejor aliado del departamento financiero de la empresa.

En esa gestión de cobros, Business Central se vale de la página Diario de conciliación de pagos mediante la importación de un archivo de extracto bancario o una fuente. Con él, los pagos se liquidan en los movimientos de cliente o proveedor abiertos en función de las coincidencias de datos entre el texto de pago y la información de movimiento. Así, la herramienta permite revisar y modificar las coincidencias antes de registrar el diario, y cerrar los movimientos de banco para los movimientos al registrar el diario. La cuenta bancaria se concilia cuando se liquidan todos los pagos.

Junto al Diario de conciliación de pagos, Business Central trabaja con otras páginas para liquidar pagos o conciliar cuentas bancarias:

  • Conciliación banco, donde concilia las cuentas bancarias haciendo coincidir las líneas de extracto bancario importado con los movimientos de cuenta bancaria del sistema.
  • Registro de pagos, donde puede liquidar manualmente los pagos recibidos como efectivo, cheque o transacción bancaria frente a una lista de documentos de ventas sin pagar.
  • Diario de recibos de efectivo, para registrar manualmente los albaranes en el libro mayor, cliente u otra cuenta pertinente introduciendo una línea de pago.

Para la gestión de pagos Business Central aplica funciones para agregar líneas de pagos de facturas de compra pendientes en las páginas Diario de pagos y Diario de conciliación de pagos

La gestión eficiente de cobros y pagos en la empresa permite automatizar la generación de presupuestos y facturas, la ordenación de pagos, el seguimiento de vencimientos y la generación de análisis de evolución.