En plena transformación digital, la gestión documental toma cada vez más peso para agilizar el funcionamiento interno de empresas y organizaciones. Información y documentos sensibles requieren así un tratamiento y almacenamiento seguro y sincronizado.
Frente al trabajo tradicional con documentos en papel o documentos digitales archivados en carpetas, el empleo de un sistema de gestión documental aporta un valor añadido en la seguridad de la empresa, habilitando perfiles de acceso concretos, y facilitando información sobre detallada sobre el acceso de los usuarios a la documentación.
Dentro de la suite de productividad Micrososft 365, la plataforma de gestión documental Sharepoint responde a dos demandas prioritarias para las organizaciones:
- Centralización de la documentación corporativa en un solo lugar, con acceso desde fuera de la oficina y creación de un espacio colaborativo de trabajo.
- Mejora de la gestión, automatizando tareas repetitivas con avisos, notificaciones y guardados automáticos de adjuntos de correos en Onedrive (PowerApps, Flow…).
ADN colaborativo
Sharepoint da respuesta a estas demandas de forma flexible e integral para convertirse en un referente del trabajo colaborativo descentralizado. ¿Cómo lo consigue? Estas las principales señas del ADN colaborativo:
- Alta compatibilidad. La plataorma de gestión documental Sharepoint es compatible con las herramientas Microsoft. Esta compatibilidad se extiende a los dispositivos móviles, pues también está disponible en la versión móvil de la suite Office 365.
- Agilidad. SharePoint agiliza la gestión de la documentación. Como sistema de gestión de documentos, facilita compartir, gestionar, cambiar y encontrar todo tipo de documentación. Asimismo, permite, en ciertos casos, ver lo que otros usuarios están trabajando, mostrando un cursor con el nombre del usuario que está realizando el cambio, o ver los cambios que se han producido al actualizar el contenido.
- Flexible y personalizable a las necesidades de cada empresa. Más de la mitad de las empresas y organizaciones que trabajan con SharePoint agregan funcionalidades personalizadas al software para adaptarlo mejor a sus preferencias. La flexibilidad es muy útil para aquellas empresas más grandes que necesitan esas funcionalidades más específicas en su software.
- SharePoint es confiable. La herramienta facilita la salvaguarda de diferentes versiones de cada documento, pudiéndolo usar para revisar los cambios y revertirlos si fuera necesario. Asimismo, incluye la característica de “protección y desprotección”, que permite la edición de un documento para un usuario concreto que debe volver a “protegerlo” o publicarlo al terminar de trabajar con él para hacerlo visible al resto.
- SharePoint ofrece una gran capacidad de almacenamiento. La capacidad de almacenamiento de SharePoint es suficiente para grandes organizaciones, proporcionándoles 1 TB por organización o más. Los límites están determinados por el plan o la suscripción, en el caso de SharePoint Online.
- Búsqueda avanzada. SharePoint facilita la localización rápida de documentos. Basado en nombres de archivo, metadatos, contenido y frases, el software hace que la búsqueda sea extremadamente precisa y fácil.
- Facilita los flujos de trabajo entre usarios, lo que contribuye a mejorar la productividad de la organización.
- Refuerzo y seguridad. SharePoint mantiene la documentación segura. Aporta un rastro completo de cada documento, que le permite saber cuándo se ha visto, editado, copiado o movido ese archivo y también mantiene una copia de seguridad de los archivos que se han modificado. Asimismo, permite al usuario personalizar las opciones regulatorias del software a cualquier política que la organización requiera.
A la hora de implantar un gestor documental como Sharepoint es importante analizar las necesidades reales de organización. Nahitek, como partner tecnológico Microsoft, le ayuda a definir e implementar la mejor experiencia.
