ERP, herramienta para gestión de empresas facility services | Smart Digt

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El ERP, herramienta de gestión eficiente para las “facility services”

trabajo de una facility services

De un tiempo a esta parte, las empresas de servicios o “facility services” se han vuelto indispensables en el día a día de muchas organizaciones. Con una amplia cartera de servicios auxiliares, desde mensajería a limpieza o mantenimiento, las empresas de servicios canalizan y gestionan de manera integral las necesidades de sus clientes.

De esta forma, la empresa no tiene que contar con distintos interlocutores, cada uno de ellos con diferentes controles de calidad. Sólo existe una subcontrata que es la que gestiona fácilmente aspectos operativos como el control horario de los trabajadores por los servicios que prestan.

Un servicio de valor con ventajas

Contar con los servicios de una “facilty services” aporta importantes ventajas a la empresa final. La primera de ellas, sin lugar a duda, pasa por la simplificación de los procesos. El contrato con la empresa de servicio limita la gestión de múltiples facturas de proveedores, horas extras, etc. De esta forma, la empresa cliente aumenta su productividad, al delegar la gestión y contratación de sus servicios auxiliares.

Junto a estas ventajas, el ahorro es un factor de peso a la hora de recurrir a una empresa de servicios auxiliares, al conseguir una reducción de entre el 10 y el 30 por ciento de los gastos de mantenimiento. Igualmente, las empresas de servicios cuentan con equipos profesionales altamente capacitados, gracias a los que pueden dar respuesta a sus clientes de forma rápida y efectiva.

Retos en la gestión de las “facility services”

En este escenario, las empresas de servicios tienen ante sí importantes retos en su gestión, pues deben controlar de forma efectiva que van desde el control horario de sus empleados, la gestión de los recursos humanos, variaciones en la facturación, etc.

Por ello, las empresas de mantenimiento o “facility services” han de hacer frente a procesos de negocio complejos en los que el control del personal a su servicio y de las instalaciones son factores claves de su éxito. Por ello, es imprescindible disponer de un sistema de gestión especializado, modular y escalable, que le permita conseguir una mayor eficiencia en su gestión y que crezca según las necesidades de la empresa.

Así, algunas de las principales funcionalidades que aporta el ERP a la gestión de las empresas de servicios pasan por las siguientes:

  • Integración con el sistema de gestión de clientes y ventas.
  • Facilidad para generar ofertas, seguimiento y emisión de presupuestos personalizados, con un ahorro directo de papel, evitando errores y pérdida de información.
  • El ERP de servicios, debe permitir generar informes sobre el estado del negocio.
  • Gestión de procesos y coordinación de equipos.
  • Gestión de proyectos, con control sobre aquellos que están en desarrollo: tareas, asignaciones, imputación horas, recursos…
  • Emisión de documentación personalizada y automática.
  • Gestión de compras, ventas, almacén y control de stock.
  • Gestión de incidencias y avisos de los clientes.
  • Presupuestación y facturación automática, generando órdenes de compra y venta.
  • Inclusión de app que facilite la incorporación de artículos, partes de horas, foto de un trabajo realizado, para que el cliente puede previsualizar el parte de trabajo y firmarlo digitalmente.

Smart Service, gestión integral escalable

Dentro de su suite de soluciones de gestión empresarial, Amatech Group cuenta con Smart Services, su ERP para empresas de servicios. Desarrollado sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central, Smart Service agiliza el trabajo de los empleados, coordinadores y gerencia de la empresa de servicios, dando respuesta a requerimientos específicos como la gestión de los procesos de forma global y coordinada, al control presupuestario de los proyectos, la revisión de los costes de personal o el control de las fechas y calidad de los trabajos.