El qué y el cómo de la facturación en las empresas instaladoras | Smart Digt

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El qué y el cómo de la facturación en las empresas instaladoras

Facturacion Empresas Instaladoras. Microsoft Dynamics 365

La gestión de la facturación es una tarea primordial e insufrible al mismo tiempo para cualquier empresa instaladora, ya sea pyme o gran empresa. Conforme crece el volumen de datos que maneja la compañía más difícil resulta la tarea de enfrentarnos a la facturación mensual, trimestral y ni hablemos de la anual. Parece que nunca acaban las hojas de cálculos con sus correspondientes fórmulas.

El objetivo de la facturación es común para todos los responsables de empresas y persigue, a su vez, una doble finalidad: seguimiento de los importes facturados y seguimiento de los importes a facturar de lo que queda pendiente de cada uno de los proyectos.

Nahitek Digital. Facturacion Empresa Instaladora.

Más de un error que debe evitar en su facturación

La buena gestión de la facturación en las empresas instaladoras no solo aporta beneficios a un área determinada de la empresa sino a todo el negocio. Por ello, tanto la relación que tengamos con el flujo de dinero de nuestra compañía como con nuestro cliente será vital para asegurarnos una gestión óptima de la facturación.

La falta de soluciones digitales para enfrentarnos a la facturación de nuestro negocio hace que cometamos constantemente determinados errores:

  • Datos incorrectos. Parece obvio pero es muy común que no completemos toda la información en las facturas. Datos como el emisor, el receptor así como datos identificativos deben estar perfectamente detallados en la factura. Asimismo, si nos olvidamos de incluir la fecha de emisión, la Agencia Tributaria la echará para atrás quedando nula dicha factura. Para ello, la numeración está estrechamente relacionada con la fecha de emisión y debe ser correlativa a ésta.
  • Concepto facturado. A la hora de emitir facturas es fundamental que detallemos el concepto. Sobre todo, cuando nos enfrentamos a prestaciones de servicios donde debemos incluir el servicio prestado, la descripción completa (número de horas) así como el importe. En el caso de vender productos nos bastará con detallar la mercancía a vender. Si no completamos dichos campos, de nuevo, la Agencia Tributaria, considerará dicha factura nula.
  • Destinatario. La “suerte” de trabajar con varios clientes provoca que tengamos errores a posteriori. En principio, confundir el nombre de un cliente con otro no supone más que un quebradero para nosotros y una disculpa después. Sin embargo, podemos tener más problemas sin compartimos datos con terceros y previamente hemos firmado una cláusula de confidencialidad.
  • Copias de facturas. Las prisas del día a día hacen que no realicemos copias de nuestras facturas. El problema viene cuando la Agencia Tributaria nos solicita una o cuando alguno de nuestros clientes se ha demorado en un pago y no tenemos copia para enfrentarnos a ello. El ERP de gestión empresarial Smart Instal permite realizar copias automáticas de las facturas gracias a la nube.
  • Facturación separada. Es muy habitual que la mayoría de las empresas trabajen con un sistema digital obsoleto y antiguo para desarrollar su facturación. Lo que en su día era bueno hoy día ha pasado a un segundo plano porque estos programas no tienen en cuenta el resto de las áreas de la empresa. En este sentido, trabajar con un ERP de gestión empresarial en la nube ayuda no solo a llevar la facturación sino todas las áreas de la empresas de manera integral obteniendo una visión más completa de los procesos de negocio.

Facturación a origen y facturación por administración

Al comenzar un proyecto en una empresa instaladora se puede optar por realizar tareas de manera independiente, emitir órdenes de trabajo a los responsable de cada proyecto, desarrollar y organizar la instalación por características de trabajo o por mes, etc…con el objetivo de facturar a origen o por partes de administración. El objetivo a perseguir es el mismo: ser fiel al presupuesto planteado.

Facturacion Empresa Instaladora. Dynamics 365

Tanto si se trata de facturación a origen como de facturación por partes de administración, contar con un ERP como Smart Instal ayuda a optimizar la facturación diaria y de manera completamente automatizada. Con el módulo de facturación de Smart Instal, con base Microsoft Dynamics 365 Business Central, se pueden emitir las facturas desde el propio sistema tanto a origen como por partes de administración, enviarlas directamente por e-mail, personalizarlas según el tiempo de cliente y emitirlas de manera electrónica. Además, el sistema le avisa de cuándo el cliente ha visualizado la factura.

Asimismo, las instalaciones quedan controladas al tiempo que se obtienen reportes de trabajadores y tareas terminadas, qué materiales se han utilizado o quién ha participado en cada instalación, el tiempo para cada proyecto y los problemas que hubieran aparecido. Esto nos permite hacer una comparativa del presupuesto y contemplar desviaciones.

Al tener base de Microsoft, existen diferentes módulos de aprendizaje con los que las empresas instaladoras podrán:

  • Facturar un pedido de venta
  • Emitir facturas a clientes
  • Facturas a envío manualmente
  • Combinar envíos para varios clientes al mismo tiempo
  • Incluir servicios de pago en facturas de ventas registradas

¿Necesita gestionar la facturación de su empresa instaladora?