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Gestión de contratos con proveedores desde el ERP

Contratos proveedores ERP

Al igual que con sus clientes, las empresas deben establecer contratos con sus proveedores como vía para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la contratación de bienes y servicios.

Al cerrar un contrato con un proveedor, es importante tener en cuenta que los proveedores pueden ser de distinta naturaleza y con contratos distintos. Por ese motivo es necesario que el contrato contemple:

  • Objeto del contrato, donde se detalle la presentación del mismo, acotando las principales líneas de trabajo.
  • Condiciones económicas y de ejecución del servicio prestado por el proveedor. Responsabilidades y garantías, detallando los compromisos del prestador y a qué está obligado para decretar sus responsabilidades.
  • Derechos de autor, detallando los derechos de quien crea algo para que sea reconocido su trabajo como autor. Esto protege sus derechos de explotación.

Ventajas de la gestión de contratos a través del ERP

 La gestión de contratos con proveedores desde un ERP como Business Central ofrece una serie de ventajas:

  • Información centralizada, con lo que se reduce el riesgo de pérdida de datos.
  • Mayor organización y previsión gracias al control de vencimiento.
  • Automatización en la redacción, al contar con galería de plantillas personalizadas.
  • El seguimiento del cumplimiento de las condiciones contractuales se vuelve más fácil.
  • Facilita al departamento financiero de la empresa información sobre precios,  facturación y pago.
  • Consulta accesible para el área de producción y gestión, así como el área de contabilidad.

Gestión financiera

Configuración de contratos en Business Central

Para trabajar con contratos en Business Central es necesario configurar distintas opciones:

  • Grupos contrato servicio, que reúne contratos de servicio relacionados.
  • Grupos de cuentas de contratos de servicio, que se utilizan para agrupar las cuentas de contratos de servicio que se utilizan para agrupar las cuentas de contratos de servicio con las facturas de servicio creadas para los contratos de servicio.
  • Plantillas de contratos, que definen las disposiciones del contrato de contratos que incluyen los detalles del contrato de servicio más utilizados. BC permite utilizar plantillas cuando se ofertas de contrato de servicio. Al crear una oferta de contrato, los campos contienen automáticamente el contenido de los campos de la plantilla.
  • Las Plantillas de clientes, para crear ofertas para contactos o clientes potenciales que no están registrados como clientes en Business Central.

Para configurar una plantilla de contrato, buscaremos “Plantillas de contrato de servicio” desde el buscador, eligiendo el enlace relacionado.

A continuación crearemos la plantilla de contrato de servicio nueva y en el  campo N.º, introduciremos un número para la plantilla de contrato. Finalmente, en la ficha desplegable Factura, rellenaremos el campo Código de grupo de cuentas de contrato de servicio, Período de factura, etc., así como los campos que sean necesarios.

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