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Cómo elaborar las cuentas anuales de su empresa

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Con el final de año, las empresas elaboran las cuentas anuales de su empresa, y realizan un cierre contable y fiscal de todas las operaciones realizadas durante ese ejercicio. Aunque lo normal es repetir la operativa de un año hacia otro, si es su primera vez realizando un cierre contable y fiscal de final de año le ayudamos con algunos consejos.

Para empezar, debe tener a mano toda la información relacionada con la identificación de la sociedad: NIF, domicilio social, razón social, datos registrales, número de empleados, etc.

Una vez se ha procedido a cumplimentar estos datos, lo primero que debe tener en cuenta es que los cierres contables son anuales, es decir, que se hacen una vez al año. Lo más habitual es que el año contable coincida con el año natural, aunque no siempre es así, ya que muchos negocios hacen su cierre anual antes del verano. Esto depende de cada empresa, aunque puede deberse a que se trabaja con otros países con normativas diferentes a nivel de facturación. Es importante que el cierre contable coincida siempre en la misma fecha de manera que si es su primer año, fíjela en su calendario como obligatoria para los próximos ejercicios contables.

Una vez lo tenga listo recuerde: debe presentar las cuentas en Hacienda en un plazo de seis meses, es decir, si el cierre contable se realiza el 31 de diciembre, hay que presentarlas antes de que finalice junio del año siguiente.

Primer paso: impuestos a pagar

Lo más recomendable es empezar por la realización de una estimación de lo que va a pagar de impuestos: Impuesto de Sociedades, Impuesto sobre el Patrimonio y el IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Esta aproximación le dará una idea general del importe de la conocida como factura fiscal. Mientras antes pueda realizar esta estimación, más preparado estará cuando se acerque la fecha de abono de los cargos.

Los encargados del área de contabilidad y finanzas deben realizar un análisis de la situación actual de la empresa, comprobando que la contabilidad cuadra con los asientos registrados en los libros de cuentas. Hay que tener en cuenta:

  • Costes e ingresos aplazados: es decir, todas las operaciones que tienen que ver con la liquidez de su empresa y que aún no se han cobrado, pagado o devengado.
  • Amortizaciones: pérdida de valor de activos fijos.
  • Fondo de provisiones: en caso de que exista, estado actual de las provisiones, sobretodo a la hora de hacer frente a gastos y pagos de deuda.

Segundo paso: cierre contable y asiento de apertura

Una vez comprobada toda esta documentación, cotejada y verificada, se procede al cierre contable del año con un anexo, un asiento de regulación, en el que se refleja si la empresa ha obtenido ganancias o pérdidas durante el ejercicio. Además, hay que realizar el asiento contable para el nuevo año, en este caso, de apertura, de manera que quede reflejado la continuidad económica de la empresa.

De hecho, una de las recomendaciones de cualquier asesor fiscal es evitar grandes variaciones, ya sean de pérdidas o de ganancias, ya que podría significar que se están ocultando datos y, por tanto, defraudando a la Agencia Tributaria. A Hacienda «le gusta» la estabilidad dentro de unos límites, y si quiere evitar una inspección sorpresa, lo mejor será que periódicamente realice informes de situación de su negocio, de manera que vaya controlando los datos y pueda adelantarse a situaciones imprevistas.

Tercer paso: cierre fiscal

Al igual que ocurre con la parte contable de la organización, el área fiscal también debe cerrar el año. Los responsables de este departamento deben contar con más información y puntos a tener en cuenta a la hora de realizar el balance fiscal de final de año. Entre ellos:

  • Revisión de datos fiscales de contratos de leasing y renting en caso de que los hubiera.
  • Amortización fiscal, que refleja qué parte de lo que se ha gastado en amortizaciones se puede deducir en la cuenta de resultados.
  • Dividendos
  • Deducciones de los beneficios e incentivos de lo invertido.
  • Revisión de datos fiscales de las operaciones realizadas dentro del ejercicio actual.
  • En caso de que las hubiera, ventajas fiscales, como por ejemplo, las donaciones y su tratamiento y reflejo en las cuentas.
  • Impuesto de Sociedades
  • Entrega del modelo anual de IVA.

Cuarto paso y final: elaboración de las cuentas anuales

Una vez realizado todo lo anterior y con todos los datos obtenidos y sobre la mesa, procedemos a presentar las cuentas anuales. Recapitulando, las cuentas anuales están formadas por:

Balance de situación financiera y patrimonial de su empresa, con un estado de cambios en el patrimonio neto (ingresos y gastos reconocidos y cambios en el patrimonio).

Cuentas de pérdidas y ganancias: información sobre el resultado económico.

Estado de flujos de efectivo: movimiento de efectivo.

Memoria final, en la que se detalla de forma explicada el contenido de los documentos de las cuentas que van a presentarse.

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Cuentas anuales de 2019: novedades

Si aún no ha presentado las cuentas anuales de su empresa, le damos una serie de recomendaciones a revisar antes de hacerlo, ya que en el ejercicio de 2019 ha habido novedades respecto al año anterior. Estos cambios afectan, sobretodo, a aquellas empresas que no son pymes y deben informar sobre:

» Ley 11/2018, de 28 de diciembre, en la que se introdujo una serie de cambios a incluir en la información no financiera y materia de diversidad.

» Cuestiones medioambientales.

» Cuestiones sociales.

» Información sobre derechos humanos.

» Desarrollo sostenible.

» Subcontratación de personal y proveedores.

Como puede comprobar, para elaborar las cuentas anuales de su empresa debe estar preparado a lo largo del año. Un buen seguimiento de la situación de su negocio de forma periódica (trimestral o semestral, por ejemplo), le dará el margen suficiente para reaccionar ante posibles imprevistos, así como para llevar un control exhaustivo y prepararse para el nuevo año, con nuevas posibilidades de crecimiento y mejoras.

El software Sage XRT Treasury está especialmente pensado para el departamento de Tesorería y Finanzas, con el que podrá planificar y controlar los recursos financieros y contables de su organización.

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